Laadittu 14.5.2018
Päivitetty 12/2020
Päivitetty 2/2022
Päivitetty 1/2023
Päivitetty 5/2023
| 1. Rekisterin pitäjä | Nimi AIVOVAMMALIITTO ry – Hjärnskadeförbundet rf Osoite Malminkaari 5, 00700 Helsinki Muut yhteystiedot www.aivovammaliitto.fi |
| 2.Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa | Nimi Anu Kainulainen, Järjestösihteeri Puh: 050 408 6580 sähköposti: anu.kainulainen@aivovammaliitto.fi |
| 3. Rekisterin nimi | Sense-jäsenrekisteri |
| 4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus | Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on: JäsenpalvelutJäsenlaskutusLehtilaskutusAivovammaliiton toimintaan liittyvä viestintä ja tiedotus: Aivoituslehti, uutiskirjeet, jäsenkirjeet, yhdistystiedotteet, esitteet, julkaisut Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminenAivovammoihin liittyvä tiedottaminenKohdennettu viestintä esimerkiksi: vammautuneelle/läheiselle/ammattilaiselleJäsenkyselytTutkimuspyynnötYhdistysten tapahtumamarkkinointiAivovammaliiton tapahtumamarkkinointiAivovammaliiton tuotteiden markkinointiVapaaehtoistoimijoiden tietojen hallintaKokemustoimijoiden tietojen hallintaKurssi- ja sopeutumisvalmennusrekisteri |
| 5. Käsiteltävät henkilötiedot | Rekisterinpitäjä käsittelee Sense-jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen itse luovuttamia henkilötietoja: rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka, syntymäaika, henkilötunnussukupuolirekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedotäidinkieliyhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedotjäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)liittymisen syy ja eron syyvammautumisvuosivammautumistapaluottamustoimet Aivovammaliitossa ja aivovammayhdistyksessävapaaehtoisroolitvapaaehtoisten koulutustiedotvapaaehtoisten ilmoittamat lisätiedot liittyen vapaaehtoistoimintaanjäsenmaksutiedotmahdolliset viestintään liittyvät kiellot ja/tai -suostumuksetkurssille hakevien itse ilmoittamat terveystiedot ja toimintakykymaksusitoumuksen numeroläheisen yhteystiedot (nimi, syntymäaika, sukupuoli, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköposti, äidinkieli)ammatti- / työtilanne |
| 6. Tietolähteet | Kyseessä on Aivovammaliiton ja aivovammayhdistysten keskitetty jäsenrekisteri. Aivovammayhdistykset ovat: Uudenmaan Aivovammayhdistys ry, Etelä-Pohjanmaan aivovammayhdistys ry, Itä-Suomen aivovammayhdistys ry, Keski-Suomen aivovammayhdistys ry, Kanta-Hämeen aivovammayhdistys ry, Kymenlaakson aivovammayhdistys ry, Oulun seudun aivovammayhdistys ry, Päijät-Hämeen aivovammayhdistys ry, Satakunnan aivovammayhdistys ry, Tampereen Seudun Aivovammayhdistys ry ja Varsinais-Suomen aivovammayhdistys ry. Saamme tietoja Sensen jäsen- ja kurssirekisteriin rekisteröidyiltä itseltään jäseneksi liittymislomakkeen kautta sekä kurssihakemusten kautta. Tiedot saadaan joko sähköisillä verkkosivuilla sijaitsevilla lomakkeilla tai paperisella lomakkeella, puhelimitse tai sähköpostilla. Tietoja saamme jäseneltä itseltään, omaiselta tai edunvalvojalta. |
| 7. Tietojen luovutukset ja siirrot | Aivovammaliitto luovuttaa nimi- ja osoitetietoja Aivoituslehden postittamista varten Bookwell -painotalolle. Rekisteriin päivittyy automaattisesti osoitetietoja Postin osoitepalvelun kautta. Posti: jäsenlaskut ja Aivoitus-lehti. Kirjanpitojärjestelmä: asiakaslaskutus. Sähköinen jäsenkirje: Creamailer Oy. Sopeutumisvalmennuskurssien osallistumistiedot maksusitoumuksen antaneille vakuutusyhtiöille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle. |
| 8. Tietojen suojaus ja säilytysajat | Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain Aivovammaliiton työntekijät ja paikallisyhdistyksissä nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu huolellisesti tietoturva huomioiden. Manuaaliset henkilötietolistat säilytetään lukituissa kaapeissa ja hävitetään asianmukaisesti, kun henkilötietolistoja ei enää tarvita jäsenyyden hoitamiseen. Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Sensen kurssirekisterin tietoja säilytetään 10 vuotta STEAn ohjeiden mukaan. Aivovammaliitto ja paikallisyhdistykset arvioivat säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Aivovammaliitto ja aivovammayhdistykset huolehtivat sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Aivovammaliitto oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä. |
| 9. Rekisteröidyn oikeudet | Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa oma suostumus tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. |
| 10. Yhteydenotot | Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti toiselle kohdassa kaksi (2) nimetyille yhteyshenkilölle. |
| 11.Tietosuojaselosteen muutokset | Mikäli muutokset tähän selosteeseen ovat merkittäviä, informoidaan niistä esimerkiksi sähköpostitse tai laittamalla Aivovammaliiton verkkosivuille asiasta ilmoitus. Suositeltavaa on, että rekisteröidyt käyvät säännöllisesti verkkosivuilla ja huomioivat mahdolliset muutokset selosteessa. |